8 自動処理（タスク管理）

メールや納品手続などの事務処理を自動化

会員制ビジネスが起動に乗りますと、会員数の増加やタスクが多重に手作業では到底追いつかなくなるレベルに達します。
しかし、自動処理を用いれば、多数のタスクが貯まってもシステムが代わりに対応します。
自動処理とは、システム内のデータを定期的に巡回チェックし、あらかじめ設定された設定、会費と会員データ付け合せ、督促メール送信や会員データの変更等を自動で行います。

全プラン対応

１，会員サイトの事務処理は会員が増えるたびに大変に…

有料契約２カ月目の人に継続特典を渡す
あと7日で有効期限が切れる方に案内メールする
月額のお支払が滞った人に督促メールする

たったこれだけの作業ですが・・・
毎日発生する会員への対応も数が少ないうちは自力で対応できますが、増えてくると手が回らなくなり、対応漏れやミスも発生しやすくなります。


 
 

２，これらの作業はタスク管理を使うと自動化することができます。

運営者

会員の方への対応が増えてきたのでシステムさんお願いできませんか？

システム

ハイ、カンタンデス！
タスク管理で一度設定してもらえれば毎日自動で繰り返します！

３，タスク管理とは？

STEP 1 毎日、毎時など定期的にタスクが起動する
システムが毎日、毎時、スケジュールされたとおりに自動でタスクが起動します。

STEP 2 対象者を特定する
会員データから「有効期限があと3日の方」を検索し対象者を特定します。


STEP 3 対象者のデータ変更＆メール送信する
対象者のデータを変更し自動でメールをします。

タスクは連続させる事ができます

先ほどの有効期限切れ３日前に案内メールを出す３つのステップ（ＳＴＥＰ１からＳＴＥＰ３）を１タスクとします。
このタスクが終わった人にさらに次のタスク２を実行し、さらにその次のタスク３を実行することで一連の作業を自動化することができます。

例えば、有料会員のお試しを14日間設けていて、その有効期限が切れそうな人にメールをして、入会しなかった人を自動でメルマガ会員に移行するなどの処理が可能になります。


４，応用するといろいろな事が自動でできるようになります。

【ケース１】入会して1日毎に動画を会員マイページ内に追加してメールを送信

あらかじめ用意してあった複数の動画ページを入会日を起点として１日１本の動画を自動で公開していくパターンです。

順番に見せたい「初心者レッスン動画」や「オンライン動画講座」などに利用できます。

１日では消化しきれない多数の動画が入会とともに一気に見れてしまう普通の会員マイページより、動画が徐々に公開される事でユーザーの消化不良をおこしにくくなるメリットがあります。
 
入会して1日目の人を検索 動画ページＡの閲覧許可を出して、メール送信
その1日後 動画ページＢの閲覧許可を出して、メール送信
さらに１日後 動画ページＣの閲覧許可を出して、メール送信

【ケース２】月額課金の回数により動画コンテンツを自動で解放

会員のお支払が実際あったかどうかを毎月チェックして、お支払があった場合のみその月のコンテンツが閲覧可能になるパターンです。
 
1ヵ月目のお支払があった方を検索 動画ページＡの閲覧許可を出して、メール送信
２月目のお支払があった方を検索 動画ページＢの閲覧許可を出して、メール送信
３月目のお支払があった方を検索 動画ページＣの閲覧許可を出して、メール送信

５，全自動中では対応できないケースにも対応！　資料請求などのリアルな作業をはさんだタスク

当システムのタスク管理を利用すると全自動で作業が進みますが、全自動では都合が悪いケースが出てきます。
例えば、入会後に資料を郵送する場合などは一旦自動を止めて手動をはさむ必要があります。

１、お客様がフォームから新規登録する

２【登録から3時間後】自動
　　→　システムから「登録ありがとう」メールが送信される。

３【郵便で資料を送り、済の人をシステムでチェック】手動
　　→　システムから「資料送りましたメール」が送信される。

４【郵送手配から３日後】自動
　　→　システムから「届きました？メール」が送信される。

５【郵送手配から５日後】自動
　　→　システムから「無料メール講座に登録」が送信される。

６【郵送手配から６日後】自動
　　→　システムから「ステップメール１通目」が送信される

７【郵送手配から７日後】自動
　　→　システムから「ステップメール２通目」が送信される

８【郵送手配から８日後】自動
　　→　システムから「ステップメール３通目」が送信される

手動対応しなければならないタスクは要対応リストとしてダッシュボードで確認可能なので、対応漏れをすぐにチェックすることができます。