タスク管理の作り方をリニューアルしました。

2024年9月3日（火）14時15分


リニューアル前は管理画面の使い方を中心に解説してあったのですが、今回のリニューアルでより実践的な内容に変更しました。

タスク管理の基本から自動化までのステップを詳しく解説するとともに、具体例「無料会員で有効期限があと3日で切れる方に対応する一連の作業」と一緒に解説しています。

まだ、タスクに挑戦していない方も是非このヘルプを参考に自動を進めてみてください。

新しいタスク管理の作り方はこちら

1. タスク管理の基本：手動から始める理由

タスク管理を始める際には、最初からすべてを自動化するのではなく、手動で運用を開始することが推奨されます。
その理由は、タスクの目的や対象者を明確にし、細かな調整ができるようにするためです。初めてタスクを作成する場合、まずはシンプルな設定から始め、運用しながら最適なタスク管理の方法を見つけていくことが重要です。

たとえば、「無料会員で有効期限があと3日で切れる方に対応する一連の作業」を例に考えてみましょう。
最初に、対象者リストを作成する手順を理解し、それをダッシュボードに表示するなどのアクションを段階的に設定していくことから始めます。

2. タスク管理のステップアップ：レベル1からレベル5へ

WEBページでは、タスク管理の自動化を段階的に進めるための5つのレベルが紹介されています。以下は各レベルの概要です。
 

レベル1：対象者リストを作成する

まず、目的に応じた対象者リストを作成します。
このリストは、簡単な手続きで呼び出せるように設定することが必要です。当システムでは、会員データ（「無料会員」や「有効期限」など）を基に検索し、条件に合致する対象者を絞り込みます。
この検索条件を保存することで、毎回の入力が不要になり、迅速にリストを呼び出せるようになります。

レベル2：対象者リストをダッシュボードに表示する

レベル1で作成した対象者リストを、ダッシュボードに表示する設定を追加します。
これにより、次のアクション（メール送信やメッセージ送信など）を迅速に行えるようになります。
たとえば、「無料会員で有効期限があと3日で切れる方」をダッシュボードに表示し、そのリストに基づいて特定のアクションを取ることが可能になります。

レベル3：単体の手動タスクを実行する

ダッシュボードに表示された対象者に対して、手動でアクションを設定・実行します。
この段階では、タスクを個別に管理しながら、定型的なアクションを一つ一つ手動で確認・実行する方法を取ります。
タスクが定型化している場合には、レベル4への進展を考慮します。

レベル4：単体のタスクを自動化する

手動での運用期間を経て、定型化したアクションを全自動で実行する設定に移行します。このステップでは、システムが定期的に対象者を検索し、設定されたアクションを自動的に行います。例えば、毎日10時にリストの更新とタスク実行を設定するなど、運用の柔軟性を高めることが可能です。

レベル5：自動タスクを連続させる

さらに高度なステップとして、複数の自動タスクを連続的に設定することも可能です。
タスク間の間隔を自由に設定し、連続したアクションを自動で行わせることができます。
このように、複数のタスクがシームレスに連携することで、業務の効率化が図れます。

3. 自動化と手動のバランス

タスク管理を完全に自動化することは、時間の節約やエラーの削減に寄与しますが、必ずしもすべての業務に適しているわけではありません。
手動と自動のバランスを見極めることが重要です。
例えば、特定のクライアント対応や個別の課題に対しては、手動での細やかな対応が求められることもあります。
そのため、最初は手動でタスクを設定し、効率が上がると判断した時点で自動化を進めることが理想的です。

4. タスク管理のメリット

段階的にタスク管理を進めることで、以下のようなメリットがあります：

時間とリソースの節約：ルーチン業務の自動化により、他の重要な業務に集中できます。
エラーの削減：手動での入力ミスや確認ミスが減少し、信頼性が向上します。
柔軟性の向上：状況に応じてタスク管理のレベルを変更できるため、変化するビジネス環境にも柔軟に対応できます。

まとめ

タスク管理は、一度に完璧に行おうとするのではなく、段階的に進めることが重要です。
手動で始め、運用しながら自動化を進めることで、より効率的な業務管理が可能になります。
新しく作成されたWEBページ「タスク管理の作り方」を参考に、自社の業務に最適なタスク管理方法を見つけてください。
自動化をうまく取り入れることで、業務効率が飛躍的に向上すると思います。
 
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